Los fondos documentales de cualquier pueblo o ciudad, son la memoria de los mismos, o al menos parte de la memoria. Un pueblo que se precie, debe conservar como oro en paño los principales documentos que ilustran su historia. Durante años, en Barbate, se ha vivido una situación de abandono con respecto a la documentación del ayuntamiento. Hay quien llegó a firmar que los cambios de gobierno llevaban parejo la desaparición de algunos expedientes o legajos, algo que de ser verdad es incomprensible.Hace unos días, pude ver en la página web de nuestro ayuntamiento una noticia que daba a conocer la actuación que en materia de ordenación de los fondos documentales se estaba llevando a cabo, bajo el mandato de este gobierno local. En la misma noticia, se mencionaba que anteriormente se habían llevado a cabo algunas intervenciones de forma esporádica.
Esta es sin duda es una buena noticia. Ante la misma, el observador decidió informarse algo más sobre el asunto. Parece ser que durante varios meses se han llevado a cabo trabajos de relimpieza y catalogación de los fondos documentales, instalándose las nuevas dependencias del archivo municipal en sala de exposiciones de la Casa de la Cultura. Nuestro archivo, acoge tanto los documentos administrativos actuales como aquellos otros que van adquiriendo la categoría de fondos documentales históricos.
Para analizar, en parte, lo que se ha hecho consideramos necesario tener en cuenta las aportaciones que distintos estudiosos y expertos nos aportan. Así, la Profesora Maria del Carmen Pescador del Hoyo, en muchas de sus publicaciones destinadas a los archivos, realiza una serie de consideraciones. Entre otras están las siguientes:
La primera de estas cuestiones, es la ubicación del mismo. Según la autora, “un archivo centralizado debe estar cerca de las dependencias que puede hacer mas uso de él. Nunca desplazado en un ático, un sótano o un extremo de edificio”.en nuestro caso se ha sacado del edificio.
Igualmente, la autora hace las siguientes recomendaciones: buscar un lugar sin humedad para la conservación de los documentos, con buena luz natural, con buena ventilación natural, con bajo nivel de ruido para que las personas que vayan a trabajar lo hagan cómodamente.
Un elemento a tener muy en cuenta, es la protección contra el fuego, cuidando aspectos desde la instalación eléctrica a aspectos más sofisticados como los sistemas de detección de incendios, la seguridad del archivo viene dad igualmente por medidas de seguridad con puertas que aíslen del fuego.
Otros elementos que la autora nos propone tener en cuenta son de sentido común, como las medidas antirrobo, la fumigación del mismo para evitar la destrucción de los documentos por agentes bióticos, o contemplar un lugar para el público que va a trabajar en el mismo.
Otros autores, hablan de la problemática que supone para los ayuntamientos el mantenimiento de dichas dependencias, en concreto Remedios Rey, Directora del archivo de la Diputación de Huelva. Rey, nos insiste en la necesidad de dotar de espacios agradables y acogedores, dotarlos de medios personales con fijación de plantillas, medios materiales como mobiliario y medios organizativos como la tabla de clasificación adoptada.
Partiendo, por lo tanto, de reconocer el avance en esta materia, y de alegrarnos por esta intervención del gobierno actual, no menos cierto es que muchas de las anteriores recomendaciones no han sido tenidas en cuenta por quienes tomaron la decisión, no sabemos si por falta de conocimiento o por otros motivos. Por ello, este avance con respecto al archivo municipal nos parece insuficiente, pues se pueden hacer una serie de observaciones que pone de manifiesto serias deficiencias.
Así pues, una primera observación es que nuestros responsables municipales consideran protegidos los archivos y la documentación que poseen en la actual ubicación. Parece claro, a todas luces, que esta ubicación no cumple con las medidas de seguridad contra incendios y robos que nos proponen los expertos. La sala no contempla el aislamiento total, las puertas de acceso son vulnerables al fuego, el cortinaje que las tapa es una mecha para que cualquier desaprensivo desde el exterior pueda ocasionar daños. Se debería haber buscado un lugar donde la protección, luminosidad, distintos espacios para poder consultar documentos, etc estuvieran garantizados y ya que parece ser en el edifico municipal no se contempla estas instalaciones podría haberse buscado un lugar más adecuado que no quitara la sala de exposiciones de la casa de la Cultura.
Una segunda observación, es la necesidad de conseguir un mobiliario nuevo, ya que el actual (estanterías agarradas al techo) quedan muy lejos de los archivos movibles corredizos que densifican el material archivado y liberan espacio. La instalación definitiva de nuestro archivo debe contar además de con un espacio adecuado con un mobiliario seguro y adecuado.
Como tercera observación, nos gustaría especificar la necesidad de fijar la plantilla, se debe de dotar de personal estable y fijo que mantenga el trabajo realizado. Nos sería muy difícil comprender que este servicio y dependencia tan importante esté sujeto a los cambios de personal que el gobierno de turno quiera realizar, la estabilidad de la plantilla en este departamento se nos antoja esencial.
Por ello y si realmente se quiere continuar en esta línea emprendida de mejorar nuestro archivo municipal, debería tenerse en cuenta algunos de los aspectos aquí mencionados, dándosele la importancia que tiene a este asunto en tanto y cuanto mirar por nuestro archivo es mirar por parte de nuestra historia, y ya se sabe “el pueblo que no conoce su historia corre el peligro de repetir los mismos errores”.
Igualmente, la autora hace las siguientes recomendaciones: buscar un lugar sin humedad para la conservación de los documentos, con buena luz natural, con buena ventilación natural, con bajo nivel de ruido para que las personas que vayan a trabajar lo hagan cómodamente.
Un elemento a tener muy en cuenta, es la protección contra el fuego, cuidando aspectos desde la instalación eléctrica a aspectos más sofisticados como los sistemas de detección de incendios, la seguridad del archivo viene dad igualmente por medidas de seguridad con puertas que aíslen del fuego.
Otros elementos que la autora nos propone tener en cuenta son de sentido común, como las medidas antirrobo, la fumigación del mismo para evitar la destrucción de los documentos por agentes bióticos, o contemplar un lugar para el público que va a trabajar en el mismo.
Otros autores, hablan de la problemática que supone para los ayuntamientos el mantenimiento de dichas dependencias, en concreto Remedios Rey, Directora del archivo de la Diputación de Huelva. Rey, nos insiste en la necesidad de dotar de espacios agradables y acogedores, dotarlos de medios personales con fijación de plantillas, medios materiales como mobiliario y medios organizativos como la tabla de clasificación adoptada.
Partiendo, por lo tanto, de reconocer el avance en esta materia, y de alegrarnos por esta intervención del gobierno actual, no menos cierto es que muchas de las anteriores recomendaciones no han sido tenidas en cuenta por quienes tomaron la decisión, no sabemos si por falta de conocimiento o por otros motivos. Por ello, este avance con respecto al archivo municipal nos parece insuficiente, pues se pueden hacer una serie de observaciones que pone de manifiesto serias deficiencias.
Así pues, una primera observación es que nuestros responsables municipales consideran protegidos los archivos y la documentación que poseen en la actual ubicación. Parece claro, a todas luces, que esta ubicación no cumple con las medidas de seguridad contra incendios y robos que nos proponen los expertos. La sala no contempla el aislamiento total, las puertas de acceso son vulnerables al fuego, el cortinaje que las tapa es una mecha para que cualquier desaprensivo desde el exterior pueda ocasionar daños. Se debería haber buscado un lugar donde la protección, luminosidad, distintos espacios para poder consultar documentos, etc estuvieran garantizados y ya que parece ser en el edifico municipal no se contempla estas instalaciones podría haberse buscado un lugar más adecuado que no quitara la sala de exposiciones de la casa de la Cultura.
Una segunda observación, es la necesidad de conseguir un mobiliario nuevo, ya que el actual (estanterías agarradas al techo) quedan muy lejos de los archivos movibles corredizos que densifican el material archivado y liberan espacio. La instalación definitiva de nuestro archivo debe contar además de con un espacio adecuado con un mobiliario seguro y adecuado.
Como tercera observación, nos gustaría especificar la necesidad de fijar la plantilla, se debe de dotar de personal estable y fijo que mantenga el trabajo realizado. Nos sería muy difícil comprender que este servicio y dependencia tan importante esté sujeto a los cambios de personal que el gobierno de turno quiera realizar, la estabilidad de la plantilla en este departamento se nos antoja esencial.
Por ello y si realmente se quiere continuar en esta línea emprendida de mejorar nuestro archivo municipal, debería tenerse en cuenta algunos de los aspectos aquí mencionados, dándosele la importancia que tiene a este asunto en tanto y cuanto mirar por nuestro archivo es mirar por parte de nuestra historia, y ya se sabe “el pueblo que no conoce su historia corre el peligro de repetir los mismos errores”.
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